کلیات تنظیم صورتجلسات جهت ارائه به مرجع ثبت شرکت ها

در طول  تدوین مطالب انواع شرکت های تجاری از مجامع عمومی عادی سالیانه،عادی بطور فوق العاده،فوق العاده و هیئت مدیره سخن گفته شد اما باید دید که تنظیم صورتجلسات در مجامع فوق چگونه است و چه تصمیمی به موجب چه نوع صورتجلسه ای به مرجع ثبت شرکت ها اعلام می گردد.
همان گونه که ذکر شد هر نوع تغییری در اساسنامه ی شرکت باید به موجب صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده به ثبت شرکت ها اعلام گردد.بنابراین لازم است ابتدا اعضاء شرکت و یا هیئت رئیسه  جلسه برگزار شده از مواد اساسنامه شرکت اطلاع کافی و کامل داشته باشند،که در این صورت نکات ذیل را  ضمن انشاء و نگارش موضوعات مورد نظر بصورت صورتجلسه قابل قبول تنظیم می نمایند.

نحوه ی تنظیم صورتجلسات مجمع عمومی فوق العاده:
1-عنوان صورتجلسه،صورتجلسه ی مجمع عمومی فوق العاده»
2-نام کامل شرکت و نوع حقوقی شرکت  و شماره ثبت
3-سرمایه ثبت شده ی شرکت
4-محل و تاریخ و ساعت برگزاری مجمع و ذکر تعداد اعضاء شرکت کننده در مجمع و در صورت نشر آگهی دعوت،اشاره به رومه ناشر و تاریخ و مفاد آگهی
5-در صورتی که تعداد اعضاء شرکت محدود باشد نام و نام خانوادگی و تعداد سهام آن ها
6-تعیین اعضاء هیئت رئیسه(در خصوص شرکت سهامی)
7-نگارش تصمیمات اتخاذ شده در خصوص تغییر ماده یا موادی از اساسنامه شرکت و یا موادی که در صلاحیت مجمع فوق می باشد با ذکر جزئیات مربوط به آن
به عنوان مثال افزایش سرمایه،که باید مشخص شود سرمایه از چه مبلغی به چه مبلغی افزایش یافته،از محل آورده نقدی یا غیر نقدی بوده و طریقه ی عمل مشمول کدامیک از مواد 157 و 158 لایحه اصلاحی قانون تجارت می باشد و نیز تغییرات مربوط به تعداد سهام و یا ارزش اسمی سهام و غیره چگونه است.همچنین ماده مربوط به سرمایه شرکت در اساسنامه نیز که به موجب تصمیم فوق اصلاح گردیده ذکر می گردد.
یا نقل و انتقال سهام با نام  که پس از قید مراتب وفق ماده 40 لایحه اصلاحی قانون تجارت در دفتر ثبت سهام با نام،نام و نام خانوادگی واگذار کننده سهام و تعداد سهام با ذکر مشخصات کامل سجلی و آدرس کامل محل ست انتقال گیرنده سهام در صورتجلسه قید می شود.سپس با تعیین وکیل شرکت مشخصات وی را جهت امضاء ذیل دفاتر به ثبت شرکت ها اعلام می نماید.
آنگاه صورتجلسه امضاء و به ضمیمه مدارک لازم به مرجع ثبت شرکت ها تحویل می گردد که البته با درخواست کتبی که به امضاء صاحبان امضاء مجاز شرکت رسیده باشد مرجع ثبت شرکت ها اقدامات لازم را انجام خواهد داد.

نحوه ی تنظیم صورتجلسات مجمع عمومی :
عادی سالیانه یا عادی بطور فوق العاده
1-عنوان صورتجلسهصورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه بطور فوق العاده
2-نام کامل شرکت و نوع حقوقی شرکت و شماره ی ثبت
3-سرمایه ی ثبت شده ی شرکت
4-محل و تاریخ و ساعت برگزاری مجمع و ذکر تعداد اعضاء شرکت کننده در مجمع و در صورت نشر آگهی دعوت،اشاره به رومه ناشر و تاریخ و مفاد آگهی
5-تعیین اعضاء هیئت رئیسه(در خصوص شرکت های سهامی)
6-نگارش تصمیمات اتخاذ شده در خصوص تعیین:
الف)اعضاء هیئت مدیره با ذکر نام و نام خانوادگی آنان و اصلی یا علی البدل بودن آن ها
ب)بارزسان شرکت با ذکر مشخصات کامل سجلی آن ها و اصلی یا علی البدل بودن هر یک از آنان همچنین قید نشانی کامل محل ست ایشان
ج)تعیین رومه کثیرالانتشار
د)تصویب ترامه و حساب سود و زیان با ذکر سال مالی مربوط
سپس با تعیین وکیل شرکت مشخصات وی را جهت امضاء ذیل دفاتر به ثبت شرکت ها اعلام می نمایند.
صورتجلسه امضاء و به ضمیمه مدارک لازم و با درخواست کتبی دارندگان امضاء مجاز مراتب انجام تغییرات به ثبت شرکت ها اعلام می گردد.

صورتجلسه ی هیئت مدیره:
بدیهی است وقتیکه اعضاء هیئت مدیره در صورتجلسه مجمع عمومی عادی یا حسب مورد فوق العاده تعیین می گردند صورتجلسه هیئت مدیره در خصوص تعیین سمت هر یک از اعضاء خود و نیز دارندگان امضاء مجاز شرکت و حسب مورد تعیین وظایف مدیر عامل به مرجع ثبت شرکت ها به انضمام هر یک از صورتجلسات مجامع فوق ارائه می گردد که باید نکات ذیل در آن رعایت و نگارش یافته باشد.
1-عنوان صورتجلسهصورتجلسه ی هیئت مدیره»
2-نام کامل شرکت،نوع حقوقی شرکت و شماره ی ثبت
3-محل و تاریخ ساعت برگزاری جلسه با ذکر تعداد اعضاء هیئت مدیره شرکت کننده در جلسه و در صورت نشر آگهی دعوت از اعضاء هیئت مدیره و یا دعوت به هر طریق قانونی و مقرر شده،اشاره به آن
4-ذکر نام و نام خانوادگی و سمت هر یک از آنان و نیز ذکر نام و نام خانوادگی مدیر عامل و تصریح به اینکه وی عضو هیئت مدیره نیز می باشد و یا از خارج برای تصدی این سمت انتخاب شده است.
5-معرفی دارندگان امضاء مجاز شرکت با ذکر جزئیات و مواردی که جهت رتق و فتق امورات شرکت نیاز به امضاء دارند.البته جهت معرفی دارندگان حق امضاء مجاز شرکت به ماده مربوط در اساسنامه شرکت نیز باید توجه نمود.سپس صورتجلسه به امضاء حاضرین در جلسه با ذکر نام و نام خانوادگی آن ها رسیده و نگارش صورتجلسه با اشاره به نام و نام خانوادگی غایبیبن در جلسه خاتمه می یابد.
تذکر:ارائه مدارک لازم و مورد نیاز به انضمام صورتجلسه فوق الذکر به مرجع ثبت شرکت ها اامی است.